در روند مطالعات علوم اجتماعی به اثبات رسیده است که هر چه سازمانهای اداری و اجتماعی بزرگتر و بورکراسی حاکم بر آنها بغرنج گردیده فاصله انسانها از آنها زیادتر شده است پس می توان گفت: که ارتباط خوب و مناسب باعث نزدیک شدن انسانها و سازمانها و نهادها با هم می شود. سازمانی موفق است که بتواند از پتانسیلها و استعدادهای دستگاهها و ادارات و موسسات دیگر بخوبی استفاده نماید و این میسر نمی شود مگر با ایجاد ارتباط منطقی و بسیار دوستانه آموزش و پرورش با آنها بطور مثال ما می توانیم با ارتباط مناسب با فرمانداریها، شهرداریها و شوراها و دیگر دستگاههای بازگشایی مطلوب مدارس را در مهرماه داشته باشیم.

تکالیف و وظایف روابط عمومی ها در آموزش و پرورش:

حوزه حیطه عمل روابط عمومی سازمانها احساسات و عاطفه ها و در حقیقت افکار عمومی است. هدف اصلی و واقعی ایجاد حسن تفاهم است. بدون شک نقش روابط عمومی در پیشبرد اهداف سازمان و کسب موفقیت و پیشرفتها غیرقابل انکار است.

بخشی از فرآیند کاری روابط عمومی شامل موارد زیر می باشد:

ارتباط با رسانه ها، تولید خبر، گزارش و مقاله، برگزاری مصاحبه های مطبوعاتی، درج آگهی در رسانه ها، تهیه آرشیو عکس و تصویر، برنامه ریزی، مدیریت و اجرای مطالعات افکار همومی (افکار سنجی)، ارتباطات مردمی و اطلاع رسانی، طراحی و راه اندازی و پشتیبانی وب سایت و تهیه محتوا بر آن و فرهنگ سازی.

روابط عمومی سازمان آموزش و پرورش در بخش درونی نیز ارتباط خوبی با واحدهای مختلفی دارد. اخذ اخبار و گزارشات از واحدها و انعکاس آن در نشریه داخلی و نشریات محلی و مطبوعات محلی و کشوری، همکاری در بحث نرم افزاری و انجام اموراتی از قبیل چاپ بروشور، تراکت، عکس و ...، نظرسنجی، تکریم ارباب رجوع موجب نزدیکی این واحد با دیگر واحدهای سازمان شده است.

مخاطبین روابط عمومی:

دانش آموزان- اولیا و مردم- کارکنان و فرهنگیان- رسانه ها و سازمانها وادارات می باشند و هر کدام هم انتظاراتی دارند که روابط عمومی باید برای آنها برنامه هایی داشته باشد.

افکار عمومی:

عقاید افراد جامعه نسبت به موضوعی که آن افراد درباره آن موضوع دارای منافع و علایق مشترک هستند.

افکار سنجی:

افکار سنجی روش اجرای شاخه کسب نظریات است نهادها و موسسات و نظام های موفق هرگز خود را بی نیاز از شنیدن نمی دانند می پرسند و می جویند و می شنوند و ارزیابی می کنند و دائماً در حال اصلاح احوال خود می باشند. به هر حال بخش کسب نظریات اهمیت به سزایی دارد انتقادات، پیشنهادات، تقاضاها، گله مندیها و تقدیرها چراغی فرا راه متولیان و متصدیان موسسات است در جوامع پیشرفته سنجش افکار مقوله ای پر ارج و منزلت است و در این راه اعتبارات مالی هنگفت و بکارگیری ابزارها و عوامل انسانی انبوه و متخصص در دستور کار است برای سنجش افکار روشهای مختلفی معمول و مرسوم است که استفاده از پرسشنامه از مهمترین آنها است ما نیز در سازمان آموزش و پرورش با توجه به این موضوع مهم در طول سال 85 تعداد 3257 نفر برگه نظرسنجی بین مراجعه کنندگان به سازمان در طول ماههای مختلف سال توزیع کردیم که 2764 نفر برگه های مربوطه را عودت داده اند که حدود 85% مراجعان را تشکیل می دهند و ما با استفاده از نظرات و پیشنهادات آنها در راستای بهبود کیفیت خدمات، اقدامات مفید انجام شده است.

 در بحث ارتباط با ارباب رجوع:

امروزه نگرش اغلب سازمانها و دستگاههای اداری، نگرش سیستمی به سازمان با دیدگاه مشتری مداری است و مسئولین در بیشتر سیاستها و برنامه های اجرائی خود به این موضوع اساسی توجه داشته اند.

 یکی از اهداف اصلی سازمان: جلب رضایت مشتریان و خدمات گیرندگان از طریق ارائه خدمات با کیفیت مطلوب است سرعت، صحت، دقت در انجام کار مراجعان، چگونگی رفتار و برخورد با خدمات گیرندگان و اطلاع رسانی مناسب عواملی هستند که موجب رضایت مندی خدمت گیرندگان و مراجعین دستگاهها می شوند. این سازمان نیز همگام با سیاستهای دولت و در اجرای برخورد مناسب کارکنان با مراجعان و نهادینه نمودن موضوع رضایتمندی مراجعان و برنامه ارتقاء و حفظ کرامت مردم در نظام اداری با تشکیل کمیته طرح تکریم ارباب رجوع و تشکیل جلسات مکرر در طول سال پیگیری می گردد. خوشبختانه سازمان آموزش و پرورش استان هرمزگان 4 سال پیاپی است که در اجرای طرح تکریم ارباب رجوع رتبه اول را کسب می نماید.

نتیجه گیری:

نقش ارتباط سالم و دو طرفه همراه با احترام متقابل بین دستگاهها موجب پیشرفت و همچنین پیشبرد اهداف عالیه دستگاه می گردد. روابط عمومی سازمان باید برای نام و نشان و موجودیت و محدوده و قانونمندیهای موسسه و اداره در مراکز و موسسات مرتبط اجتماعی، اداری، اقتصادی کشور جای مناسب را پیدا کند و در گام بعدی با ایجاد ارتباطات گسترده و گفت و شنودهای صمیمانه با کارکنان، مردم، کارشناسان و متخصصین از طریق افکار سنجی و مصاحبه و تشکیل سمینارهای پرمحتوا، اطلاعات و نظریات مهم و جالب را جمع آوری و به مدیریت سازمان انتقال دهد.